L’association European Physical Society (EPS) – Société Européenne de Physique attache la plus grande importance à la protection des données personnelles de ses membres et partenaires et au respect de la réglementation en vigueur.
La présente politique de confidentialité vous informe sur nos engagements et les mesures que nous avons mis en place afin de garantir l’intégrité, la sécurité, la confidentialité et la protection de vos données personnelles, traitées dans le cadre de notre activité, dans le respect des règles prévues par le Règlement Européen à la Protection des Données (RGPD), la Loi Informatique et Libertés (LIL) et la Loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique (LCEN).
L’entité qui collecte et traite vos données à caractère personnel est European Physical Society (EPS) – Société Européenne de Physique, Association sans but lucratif au sens du ”Code civil local (Alsace/Moselle), articles 21 à 79 III, dont le siège social est situé au 6 rue des Frères Lumière – 68100 Mulhouse, France, représentée par Mairi Sakellariadou (jusqu’au 17 mai 2026) ; Jose Maria de Teresa à partir du 17 mai 2026. Délégation de représentation à Anne Pawsey.
Vous pouvez nous contacter via l’adresse suivante : secretariat@eps.org
Dans le cadre des traitements auxquels nous procédons, l’association European Physical Society (EPS) collecte et traite les catégories de données suivantes :
Conformément au RGPD, les données personnelles collectées par l’association European Physical Society (EPS) seront utilisées pour l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et ce pour une durée de conservation détaillée dans le tableau ci-dessous :
Finalité | Base légale | Durée de conservation |
Gestion et suivi des membres | Exécution du contrat / Intérêt légitime | 5 ans après la fin de l’adhésion (seules les 3 dernières années sont utilisées activement) |
Gestion des comptes utilisateurs (création, accès, authentification) | Exécution du contrat | Pendant toute la durée de l’adhésion + 5 ans après la fin du compte pour obligations légales et historiques |
Gestion des paiements et facturation | Exécution du contrat | 5 ans après la fin de la transaction |
Gestion des événements, conférences et inscriptions | Exécution du contrat / Intérêt légitime | 5 ans après l’événement |
Communication avec les membres (newsletter, emails) | Consentement / Intérêt légitime | Jusqu’au retrait du consentement ou suppression du compte |
Prospection B2B | Intérêt légitime | Pendant toute la relation contractuelle ou 3 ans après le dernier contact |
Prospection B2C (particuliers) par voie électronique | Consentement | Jusqu’au retrait du consentement |
Prospection B2C (particuliers) par voie postale | Intérêt légitime | 3 ans après le dernier contact |
Gestion des collaborateurs (RH) | Obligation légale | 5 ans après fin du contrat (bulletins de paie et éléments obligatoires selon loi) |
Gestion de la communication externe (photos et vidéos) | Consentement / Intérêt légitime | 3 ans après la collecte ou publication, sauf obligation légale contraire |
Gestion des prestataires et partenaires | Exécution du contrat / Intérêt légitime | 5 ans après l’expiration du contrat |
Gestion de la comptabilité | Obligation légale | 10 ans après clôture de l’exercice |
Gestion des demandes d’exercice des droits | Obligation légale | 5 ans à compter de la fin de l’année civile de la demande |
Sécurité et logs de connexion | Intérêt légitime | 1 an sauf obligation spécifique supérieure |
Une fois que les durées de conservation indiquées sont atteintes, vos données sont supprimées de l’ensemble des serveurs de l’association European Physical Society (EPS) – Société Européenne de Physique.
Pour plus d’information sur les cookies utilisés par l’association European Physical Society (EPS) – Société Européenne de Physique, merci de vous référer à notre politique de cookies.
Lors de la collecte de vos données personnelles, nous vous informons si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives.
Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement de nos services et la bonne exécution du contrat et elles vous seront signalées.En cas de non fourniture d’un champ de données obligatoire, l’association European Physical Society (EPS) – Société Européenne de Physique ne pourra accomplir ses prestations.
Les données facultatives sont celles que vous pouvez choisir de fournir pour améliorer votre expérience utilisateur (ex. préférences de communication). L’absence de fourniture de ces données n’aura pas de conséquence sur l’exécution du contrat ou la fourniture du service, mais pourrait limiter la personnalisation de notre offre.
Les données personnelles que nous traitons ne sont utilisées qu’à des fins préalablement déterminées, nécessaires à la réalisation de nos services, liés à notre activité.
Ont accès à vos données personnelles :
Vos données sont également partagées avec les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment).
Certaines de vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts à des sociétés en-dehors de l’Union Européenne ou d’un pays en adéquation.
Dans ce cas :
Lorsque les données sont transférées dans un pays dont le niveau de protection des données n’a pas été reconnu comme adéquat au RGPD, ces transferts sont fondés sur des garanties appropriées indiquées à l’article 46 du RGPD, adaptées à chaque prestataire, notamment par la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne.
En vertu de la réglementation sur la protection des données, vous avez des droits, notamment :
Vous avez le droit de demander des informations sur la nature du traitement effectué, l’origine ou le type de données collectées, ainsi que des copies de l’ensemble des informations que nous détenons vous concernant.
Vous avez le droit de solliciter une rectification des informations que vous estimez inexactes. De même, vous avez le droit de nous demander de compléter les informations que vous jugez incomplètes.
Vous avez le droit de nous demander la suppression de vos données personnelles dans certaines situations spécifiques.
Dans les cas où vos données sont traitées sur la base de votre consentement ou de l’intérêt légitime de l’association European Physical Society (EPS), vous avez la possibilité d’obtenir la suppression anticipée de vos données. Pour exercer ce droit, il vous suffit de nous informer de votre volonté de retirer votre consentement ou de faire valoir votre droit d’opposition au traitement de vos données.
En dehors de l’exercice de ce droit, vos données sont automatiquement supprimées à l’expiration du délai de conservation précité.
Ce droit vous offre la possibilité de suspendre le traitement de vos données après avoir soumis une demande de rectification, par exemple. Dans le cas où vous avez des préoccupations quant à la légalité d’un de nos traitements, ce droit vous permet de demander à nos équipes de cesser le traitement de vos données, sans pour autant les supprimer. De plus, si vous souhaitez engager des actions en justice pour faire valoir, exercer ou défendre vos droits, ce droit vous permet également de “geler” vos données personnelles.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.
Le droit d’opposition vous permet de refuser de figurer dans un traitement de données.
L’utilisateur peut s’opposer à tout traitement de ses données personnelles et en demander la suppression, à moins que la société puisse démontrer un motif légitime et impérieux à ce traitement ou que ce traitement soit nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice.
S’agissant des sollicitations de marketing direct que l’utilisateur reçoit de la part de l’association European Physical Society (EPS), il est possible à l’utilisateur de revenir sur le consentement qu’il aura donné afin de ne plus recevoir de sollicitations.
Ce droit est exerçable à tout moment et lui sera rappelé dans les messages qu’il recevra de la part de l’association European Physical Society (EPS).
Ce droit vous donne la possibilité de demander l’accès à vos données personnelles, à condition que ces données fassent l’objet d’un traitement basé sur votre consentement ou dans le cadre d’une relation contractuelle. Ces données vous seront fournies dans un format techniquement exploitable, que ce soit par vous-même ou par une autre entité que l’association European Physical Society (EPS).
Pour exercer vos droits, merci de vous rendre sur la page suivante :
https://monexpertrgpd.com/exercice-des-droits/?client=EPS.org
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) :
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.
Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie.
Cette version de la politique de confidentialité de l’association European Physical Society (EPS) est entrée en vigueur le 20/07/2026.
Version anglaise :
The association European Physical Society (EPS) – European Society of Physics attaches the utmost importance to the protection of its members’ and partners’ personal data and to compliance with applicable regulations.
This privacy policy informs you of our commitments and the measures we have implemented to ensure the integrity, security, confidentiality, and protection of your personal data, processed within the framework of our activities, in compliance with the rules set out by the General Data Protection Regulation (GDPR), the French Data Protection Act (Loi Informatique et Libertés – LIL), and the French Digital Economy Trust Act (LCEN).
The entity that collects and processes your personal data is European Physical Society (EPS) – European Society of Physics, a non-profit association under the “local civil code (Alsace/Moselle), articles 21 to 79 III, whose registered office is located at 6 rue des Frères Lumière – 68100 Mulhouse, France, represented by Mairi Sakellariadou (until 17 May 2026); Jose Maria de Teresa from 17 May 2026. Delegation of representation to Anne Pawsey.
You can contact us at the following address: secretariat@eps.org
As part of the processing we carry out, the association European Physical Society (EPS) collects and processes the following categories of data:
In accordance with the GDPR, the personal data collected by the association European Physical Society (EPS) will be used to fulfil the purposes for which they were collected, for a retention period detailed in the table below :
Purpose | Legal basis | Retention period |
Management and follow-up of members | Performance of a contract / Legitimate interest | 5 years after the end of membership (only the last 3 years are actively used) |
User account management (creation, access, authentication) | Performance of a contract | Throughout the duration of membership + 5 years after account closure for legal and historical obligations |
Payment and invoicing management | Performance of a contract | 5 years after the end of the transaction |
Event, conference and registration management | Performance of a contract / Legitimate interest | 5 years after the event |
Communication with members (newsletter, emails) | Consent / Legitimate interest | Until withdrawal of consent or account deletion |
B2B prospecting | Legitimate interest | Throughout the contractual relationship or 3 years after last contact |
B2C prospecting (individuals) by electronic means | Consent | Until withdrawal of consent |
B2C prospecting (individuals) by postal mail | Legitimate interest | 3 years after last contact |
Employee management (HR) | Legal obligation | 5 years after end of contract (pay slips and mandatory legal documents as required by law) |
External communication management (photos and videos) | Consent / Legitimate interest | 3 years after collection or publication, unless otherwise required by law |
Management of service providers and partners | Performance of a contract / Legitimate interest | 5 years after contract expiry |
Accounting management | Legal obligation | 10 years after fiscal year closure |
Management of data subject rights requests | Legal obligation | 5 years from the end of the calendar year of the request |
Security and connection logs | Legitimate interest | 1 year unless a longer specific legal obligation applies |
Once the retention periods indicated above are reached, your data is deleted from all servers of the association European Physical Society (EPS) – European Society of Physics.
For more information on cookies used by the association European Physical Society (EPS) – European Society of Physics, please refer to our cookie policy.
When collecting your personal data, we inform you whether certain data fields are mandatory or optional.
Mandatory data are necessary for the operation of our services and the proper execution of the contract and will be clearly indicated to you. In case of failure to provide mandatory data, the association European Physical Society (EPS) – European Society of Physics will not be able to perform its services.
Optional data are those you may choose to provide in order to improve your user experience (e.g. communication preferences). The absence of these data will have no impact on the execution of the contract or the provision of the service, but may limit the personalisation of our offer.
The personal data we process is used only for predefined purposes necessary for the delivery of our services related to our activity.
Have access to your personal data:
Some of your data may be transferred to companies outside the European Union or to countries deemed adequate.
In such cases:
When data is transferred to a country whose level of data protection has not been recognised as adequate under the GDPR, such transfers are based on appropriate safeguards referred to in Article 46 of the GDPR, adapted to each service provider, in particular through the conclusion of standard contractual clauses approved by the European Commission.
Under data protection regulations, you have rights, including:
You have the right to request information about the nature of the processing carried out, the origin or type of data collected, as well as copies of all information we hold about you.
You have the right to request correction of information you consider inaccurate. Likewise, you have the right to request completion of information you consider incomplete.
You have the right to request the deletion of your personal data in certain specific situations.
Where your data is processed on the basis of your consent or the legitimate interest of the association European Physical Society (EPS), you may obtain early deletion of your data. To exercise this right, simply inform us of your wish to withdraw your consent or exercise your right to object to data processing.
Outside the exercise of this right, your data is automatically deleted upon expiry of the above retention period.
This right allows you to suspend the processing of your data after submitting a rectification request, for example. If you have concerns about the legality of one of our processing operations, this right allows you to request that our teams stop processing your data without deleting it. In addition, if you wish to take legal action to assert, exercise, or defend your rights, this right also allows you to “freeze” your personal data.
You have the right to object to the processing of your personal data in certain circumstances.
The right to object allows you to refuse to be included in a data processing operation.
The user may object to any processing of their personal data and request its deletion, unless the company can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing or the processing is necessary for the establishment, exercise, or defence of legal claims.
Regarding direct marketing communications received from the association European Physical Society (EPS), the user may withdraw the consent previously given in order to no longer receive such communications.
This right may be exercised at any time and is reminded in messages sent by the association European Physical Society (EPS).
This right allows you to request access to your personal data, provided that such data is processed on the basis of your consent or within the framework of a contractual relationship. This data will be provided to you in a technically usable format, either by yourself or by another entity than the association European Physical Society (EPS).
To exercise your rights, please visit the following page:
https://monexpertrgpd.com/exercice-des-droits/?client=EPS.org
For any questions regarding personal data protection, you can contact our Data Protection Officer (DPO):
Name: Mon Expert RGPD
Email: conformite[@]monexpertrgpd.com
If you believe, after contacting us, that your data protection rights have not been respected, you may lodge a complaint with the CNIL.
We reserve the right to modify this policy at any time, in whole or in part.
This version of the privacy policy of the association European Physical Society (EPS) came into effect on 20/07/2026.
